PDCA ja OODA – kaksi sykliä, kaksi eri käyttötarkoitusta

Jatkuva parantaminen ja päätöksenteko ovat johtamisen ytimessä. Molemmat perustuvat samaan perusajatukseen: toimintaa kehitetään havainnoinnin, oppimisen ja korjaavien toimien kautta.

Tässä yhteydessä kaksi mallia nousee usein esiin: PDCA ja OODA.

PDCA tunnetaan erityisesti laadunhallinnasta, Lean-ajattelusta ja prosessien kehittämisestä. OODA puolestaan on sotilasjohtamisen ja dynaamisen päätöksenteon klassikko, jonka merkitys korostuu epävarmassa, nopeasti muuttuvassa ja kilpaillussa toimintaympäristössä.

Mallit näyttävät samankaltaisilta. Molemmat ovat syklisiä, molemmat tähtäävät parempaan toimintaan ja molemmissa on oppimisen elementti. Silti niiden käyttötarkoitus on erilainen.

PDCA parantaa järjestelmää. OODA auttaa toimimaan tilanteessa.

PDCA – järjestelmällisen parantamisen malli

PDCA muodostuu neljästä vaiheesta: Plan, Do, Check ja Act.

Plan – suunnittele: tunnistetaan ongelma, määritetään tavoite ja suunnitellaan parannustoimenpide.

Do – toteuta: ratkaisu testataan käytännössä, usein rajatusti ja hallitusti.

Check – tarkista: tuloksia verrataan tavoitteisiin. Toimiko ratkaisu? Mitä opittiin?

Act – vakioi tai korjaa: toimiva ratkaisu standardoidaan. Jos ratkaisu ei toiminut, sitä muutetaan ja uusi sykli käynnistyy.

PDCA:n vahvuus on kurinalaisuudessa. Se auttaa organisaatiota etenemään loogisesti: ei vain korjata oireita, vaan ymmärretään ongelma, testataan ratkaisu ja vakioidaan hyvä käytäntö.

PDCA soveltuu erityisen hyvin esimerkiksi prosessien kehittämiseen, laadunhallintaan, koulutusjärjestelmän parantamiseen, Lessons Learned -toimintaan sekä SOP:ien ja TTP:ien kehittämiseen.

PDCA:n ydinkysymys on: Miten parannamme toimintatapaamme pysyvästi?

OODA – päätöksenteon ja sopeutumisen malli

OODA muodostuu neljästä vaiheesta: Observe, Orient, Decide ja Act.

Observe – havainnoi: kerätään tietoa toimintaympäristöstä, omasta tilanteesta, vastustajasta ja muutoksista.

Orient – orientoi: tulkitaan, mitä havainnot tarkoittavat. Tämä on mallin kriittisin vaihe. Kyse ei ole vain tiedosta, vaan sen merkityksen ymmärtämisestä.

Decide – päätä: valitaan toimintavaihtoehto suhteessa tavoitteeseen, tilanteeseen, riskeihin ja resursseihin.

Act – toimi: päätös toimeenpannaan. Vaikutuksia havainnoidaan, ja sykli jatkuu.

OODA:n vahvuus on sen soveltuvuus epävarmuuteen. Se ei oleta, että toimintaympäristö pysyy vakaana. Päinvastoin: tilanne muuttuu jatkuvasti, ja johtajan on kyettävä päivittämään ymmärrystään nopeasti.

Sotilaallisessa kontekstissa OODA on myös kilpailun malli. Tavoitteena ei ole vain tehdä hyvä päätös, vaan säilyttää aloite toimimalla vastustajaa tai muuttuvaa tilannetta nopeammin ja tarkoituksenmukaisemmin.

OODA:n ydinkysymys on: Mitä tapahtuu, mitä se merkitsee ja miten meidän on toimittava nyt?

Kehittäminen vai tilanteessa toimiminen?

PDCA ja OODA eroavat ennen kaikkea siinä, mihin tarpeeseen ne vastaavat.

PDCA sopii tilanteisiin, joissa halutaan parantaa olemassa olevaa toimintaa. Se toimii silloin, kun organisaatio kykenee pysähtymään, analysoimaan, testaamaan ja vakioimaan.

OODA sopii tilanteisiin, joissa päätöksiä on tehtävä keskeneräisen tiedon varassa. Se on käyttökelpoinen silloin, kun tilanne muuttuu nopeasti, vaihtoehdot ovat epäselviä ja viivyttely voi johtaa aloitteen menettämiseen.

PDCA kysyy: Miten tästä tehdään parempi järjestelmä?

OODA kysyy: Miten tässä tilanteessa säilytetään toimintakyky ja aloite?

Jälkiarviointi täydentää OODA-mallin

Perinteisessä OODA-mallissa oppiminen sisältyy syklin jatkuvuuteen: toiminnan vaikutukset havaitaan, orientaatio päivitetään ja seuraava päätös tehdään paremmalla ymmärryksellä.

Käytännön johtamistyössä tämä ei kuitenkaan aina riitä.

Erityisesti sotilasorganisaatioissa, kriisijohtamisessa ja vaativissa asiantuntijaorganisaatioissa tarvitaan erillinen hetki, jossa johtaja ja organisaatio pysähtyvät arvioimaan omaa toimintaansa. Siksi Johtajan oppaan työkaluissa OODA-mallia voidaan perustellusti täydentää itsearvioinnilla ja jälkiarvioinnilla.

Tämä 9. työkalu tuo OODA-ajatteluun samaa oppimisen kurinalaisuutta, jota PDCA edustaa. Sen avulla arvioidaan esimerkiksi:

·       Mitä havaitsimme oikein ja mitä jäi havaitsematta?

·       Oliko orientaatiomme oikea vai perustuiko se oletuksiin?

·       Teimmekö päätöksen oikeaan aikaan?

·       Oliko toimeenpano selkeä?

·       Mitä vaikutuksia toiminnalla oli?

·       Mitä muutamme seuraavaa kertaa varten?

Ilman jälkiarviointia OODA voi jäädä pelkäksi nopean toiminnan malliksi. Organisaatio voi toimia nopeasti, mutta ei välttämättä opi järjestelmällisesti.

Itsearviointi ja jälkiarviointi tekevät OODA:sta vahvemmin oppivan johtamismallin.

PDCA ja täydennetty OODA täydentävät toisiaan

PDCA:n ja OODA:n välinen suhde kannattaa nähdä tasoeroina, ei vastakkainasetteluna.

OODA toimii tilanteessa, jossa johtajan on toimittava nyt. PDCA toimii tilanteessa, jossa organisaation on parannettava toimintaansa seuraavaa kertaa varten.

Käytännössä kokonaisuus voi toimia näin:

Operaation, harjoituksen tai kriisitilanteen aikana johtaja käyttää OODA-ajattelua. Hän havainnoi tilanteen, orientoi ymmärryksensä, tekee päätöksen ja toimeenpanee sen. Tilanteen muuttuessa sykli jatkuu.

Toiminnan jälkeen toteutetaan itsearviointi ja jälkiarviointi. Siinä tunnistetaan onnistumiset, puutteet, virheelliset oletukset ja kehittämiskohteet.

Tämän jälkeen PDCA:n logiikka auttaa viemään opit järjestelmään: suunnitellaan parannus, testataan se, tarkistetaan vaikutus ja vakioidaan toimiva käytäntö.

OODA auttaa johtajaa toimimaan tilanteessa.

Jälkiarviointi auttaa organisaatiota oppimaan tilanteesta.

PDCA auttaa muuttamaan opit pysyväksi suorituskyvyksi.

Yhteenveto

PDCA ja OODA ovat molemmat hyödyllisiä johtamisen työkaluja, mutta ne vastaavat eri tarpeisiin.

PDCA on parhaimmillaan, kun tavoitteena on parantaa järjestelmää, kehittää prosesseja ja vakioida toimivia käytäntöjä.

OODA on parhaimmillaan, kun johtajan on toimittava epävarmassa, muuttuvassa ja kilpaillussa tilanteessa.

Kun OODA-mallia täydennetään itsearvioinnilla ja jälkiarvioinnilla, siitä tulee vahvempi johtamisen työkalu. Se ei ainoastaan tue nopeaa päätöksentekoa, vaan myös varmistaa, että toiminnasta opitaan.

OODA auttaa toimimaan oikein tässä hetkessä. PDCA auttaa rakentamaan paremman

järjestelmän seuraavaa hetkeä varten.

Hyvä johtaja tarvitsee molempia.