Itsensä arviointi ja oman toiminnan kehittäminen

Aiemmin käsittelin organisaation itsearviointia ja toiminnan kehittämisen menettelytapojen soveltamista organisaation näkökulmasta. Päädyin siihen, että yksinkertaisin menettelytapa on, kun jokainen työntekijä kysyy itseltään: toteutinko tehtävän, saavutinko tavoitteen, missä onnistuin hyvin, missä on vielä parannettavaa ja mitä teen seuraavalla kerralla paremmin? Jos tämä kuulostaa liian yksinkertaiselta, voi avuksi ottaa useita työkaluja ja menettelyjä.

Ensin on kuitenkin hyvä pohtia, mikä on itsensä arvioinnin ja itsearvioinnin tarkoitus. Minusta tarkoituksena on itsetuntemuksen parantaminen. Siitä alkaa itsensä kehittäminen ja myös organisaation toiminnan kehittäminen. Kehittymistä on vaikea aloittaa, jos ei tiedä mistä lähtee liikkeelle, mihin suuntaan ja mihin keskittyen.

Helpoin tapa itsetuntemuksen lisäämiseen on pyytää palautetta. Palautetta voi pyytää esimerkiksi kokouksen tai palaverin jälkeen kahden kesken joltakin osallistujalta. Toinen tapa on pyytää kaikkia kokoukseen osallistujia arvioimaan tilaisuutta. Miten olimme valmistautuneet, saavutettiinko tilaisuuden tavoite, miten osallistuimme päätösten tekemiseen, oliko ajan käyttö tehokasta ja olisiko tilaisuus voitu toteuttaa jollakin muulla, tehokkaammalla tavalla.

Järjestelmälliseen itsetuntemuksen parantamiseen pääsee ns. 360 asteen arvioinnin ja palautteen avulla. Tässä henkilöä arvioivat henkilö itse, hänen esimies, vertaiset ja "alaiset".

Henkilökohtaisen profiilin analysointi ja kehittymissuunnitelman laatiminen sekä erityisesti kehittymistavoitteen tiivistäminen yhdeksi kehittymislauseeksi ohjaa oman toiminnan kehittämistä. Menettely edellyttää usean henkilön osallistumista ja se voidaan kokea raskaaksi. Tuloksen ratkaisevat. Palautteen perusteella voi tunnistaa omat vahvuutensa ja kehittymistarpeensa.

Edellistä yksinkertaisempi on toimintakykyvalmennukseen sisältyvä itsearviointi, jonka tekee vain henkilö itsestään. Menettelyn vahvuutena, työajan säästämisen lisäksi, on se, että henkilö arvioi omaa toimintaansa muutoksissa, erityisesti niiden ominaispiirteiden osalta, jotka eivät näy ulospäin ja siten mahdollisille muille arvioijille. Henkilökohtaisen profiilin avulla tunnistaa toimintakyvyn ominaispiirteistä omat vahvuutensa ja kehittymistarpeensa. Molemmat edellä mainitut menettelyt voivat myös täydentää tosiaan, jos ne tehdään esimerkiksi vuorovuosina. 

Koko henkilöstön ja työyhteisön itsearviointiin hyvä menettely on työilmapiirikyselyt ja oman toiminnan arviointi itsearviointitilaisuuksissa. Minusta työilmapiirikyselyt tulee toteuttaa vuosittain ja niiden vastausprosentin tulisi olla yli 90. Näin arviointi on säännöllistä ja tulokset luotettavia. Heikkoutena on usein se, että työilmapiirikysely on vakiomuotoinen tulosten vertailtavuuden mahdollistamiseksi, mutta kysely ei liity ja tue organisaation kehittyneen strategian toteuttamista. Toinen heikkous on, jos tuloksia ei tarkastella riittävän pieninä organisaation osina, kuitenkin yli viiden henkilön ryhmissä. Itsearviointi koko organisaation tuloksista on mahdotonta.

Keskustelua on herättänyt kehittymiskeskustelujen tarve erään yrityksen päätettyä luopua niistä. Kuten yleensä, asian uutisoinnissa, otsikoihin nostetaan asiasta yksi ja usein pieni osa. Tässä tapauksessa jäi vähemmälle huomiolle, mitä muita palautteita ja keskusteluja sekä kuinka tiheästi yrityksessä käytetään. 

Useat yritykset toteuttavat kehittämiskeskustelut kahdesti vuodessa, tavoitekeskusteluina ja kehittymiskeskusteluina. Tällä menettelyllä suoritusarviointi ja kehittymistavoitteet saadaan erotettu ajallisesti toisistaan ja riittävä huomio niihin molempiin ko. omissa keskusteluissa.

Jos esimiehellä ja henkilöstöllä ei ole aikaa keskustella tuloksista ja tavoitteista kerran vuodessa, voidaan kysyä johdetaanko ihmisiä ollenkaan. Jos kerran vuodessa toteutettavat kehittymiskeskustelut tuntuvat liian harvoilta, voidaan ne jakaa kahteen osaan tai toteuttaa lyhyempinä ja muodoiltaan vapaina, vaikka jokaisessa kvartaalissa. 

Ratkaisu moneen ongelmaan on itsearviointi. Oleellista minusta on, että omaa toimintaa arvioidaan säännöllisesti ja arvioinnissa hyödynnetään muiden palautetta itsetuntemuksen parantamiseksi ja siten kehittymisen käynnistämiseksi tai paremminkin sen jatkamiseksi.