Häiriö- ja poikkeustilanteisiin varautuminen ei ole enää vain suunnitelmien laatimista, varastojen ylläpitoa tai teknisten riskien hallintaa. Yhä useammin kyse on johtamisesta tilanteissa, joissa toimintaympäristö muuttuu nopeasti, tieto on puutteellista ja riippuvuudet ulottuvat oman organisaation ulkopuolelle.
Huoltovarmuuskeskuksen skenaariot vuoteen 2030 asti korostavat, että tulevaisuuden häiriöt voivat syntyä monesta suunnasta samanaikaisesti. Energia, logistiikka, data, osaaminen, infrastruktuuri, rahoitus, informaatioympäristö ja kansainväliset riippuvuudet muodostavat kokonaisuuden, jossa yhden osa-alueen häiriö voi nopeasti vaikuttaa muihin.
Siksi varautumisessa keskeinen kysymys ei ole vain: onko meillä suunnitelma?
Vielä tärkeämpi kysymys on: onko meillä johtamiskyky toimia, kun suunnitelma ei enää sellaisenaan riitä?
Varautuminen edellyttää johtajilta uudenlaista osaamista
Poikkeustilanteissa johtajan tehtävä on turvata organisaation kriittinen toimintakyky. Tämä tarkoittaa kykyä tehdä päätöksiä epävarmuudessa, muodostaa tilannekuvaa nopeasti ja johtaa yhteistyötä yli organisaatiorajojen.
Tulevaisuuden varautumisessa korostuvat erityisesti seuraavat johtamisosaamiset:
1. Strateginen ennakointi
Johtajan on kyettävä tunnistamaan vaihtoehtoisia kehityskulkuja ja arvioimaan, miten ne vaikuttavat organisaation toimintaan. Skenaariot eivät ole ennusteita, vaan työkaluja päätöksenteon vahvistamiseen.
2. Systeeminen ajattelu
Häiriöt eivät noudata organisaatiokaavioita. Energia-, tieto-, henkilöstö-, logistiikka- ja toimittajariippuvuudet on ymmärrettävä kokonaisuutena.
3. Päätöksenteko epävarmuudessa
Kriisissä kaikkea tietoa ei ole saatavilla. Johtajan on silti kyettävä tekemään oikea-aikaisia päätöksiä, priorisoimaan kriittiset toiminnot ja hyväksymään, että kaikkea ei voida ylläpitää yhtä aikaa.
4. Verkostojohtaminen
Varautuminen ei onnistu yksin. Julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin yhteistyö sekä toimialojen välinen yhteistoiminta ovat häiriötilanteissa ratkaisevia.
5. Kyky johtaa informaatiota ja luottamusta
Hybridivaikuttaminen, disinformaatio ja kyberhäiriöt voivat heikentää organisaation toimintakykyä ilman näkyvää fyysistä vahinkoa. Siksi viestintä, tiedon luotettavuus ja luottamuksen ylläpito ovat osa operatiivista johtamista.
Suunnitelma ei riitä ilman harjoiteltua toimintakykyä
Monella organisaatiolla on valmius- ja jatkuvuussuunnitelmia. Todellinen varautumisen taso paljastuu kuitenkin vasta silloin, kun suunnitelmia testataan.
Onko päätöksenteko harjoiteltu?
Onko kriittiset toiminnot priorisoitu?
Tiedetäänkö, kuka johtaa ensimmäisen tunnin aikana?
Miten toimitaan, jos järjestelmät eivät toimi, avainhenkilöt eivät ole käytettävissä tai toimitusketju katkeaa?
Hyvä varautuminen syntyy suunnittelun, harjoittelun ja oppimisen yhdistelmästä. Tavoitteena ei ole täydellinen suunnitelma, vaan organisaatio, joka kykenee toimimaan myös yllättävässä tilanteessa.
Johtamisen kehittäminen on osa varautumista
Häiriö- ja poikkeustilanteisiin varautuminen edellyttää johtajilta kykyä nähdä kokonaisuus, tehdä päätöksiä paineen alla ja johtaa ihmisiä epävarmuuden keskellä. Nämä eivät ole vain yksilöllisiä ominaisuuksia, vaan taitoja, joita voidaan kehittää systemaattisesti.
Valmennuksissamme vahvistetaan juuri näitä varautumisen kannalta keskeisiä johtamiskyvykkyyksiä:
strateginen ennakointi ja skenaariotyö
päätöksenteko epävarmuudessa
kriisi- ja poikkeustilanteiden johtaminen
tilannekuvan muodostaminen ja ylläpito
yhteistoiminta ja verkostojohtaminen
kriisiviestintä ja luottamuksen johtaminen
jatkuvuudenhallinnan johtaminen ja harjoittelu
Valmennukset auttavat muuttamaan varautumisen suunnitelmista käytännön toimintakyvyksi. Tavoitteena on, että johto ei ainoastaan tunne riskejä, vaan kykenee johtamaan organisaatiota silloin, kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja päätöksiä on tehtävä vajavaisen tiedon varassa.
Varautumisen taso mitataan lopulta johtamiskyvyssä.
Kun johtajat osaavat ennakoida, priorisoida, päättää ja johtaa yhteistyötä, organisaatio kestää paremmin myös ne tilanteet, joita ei voida täysin ennustaa.
