Johtaminen paineessa – tunnista kuusi päätöksentekotapaa sovellettavaksi

Johtaminen paineen alla on yksi johtamisen vaikeimmista tilanteista. Aikaa on vähän, tieto on puutteellista ja tilanteet muuttuvat nopeasti.

Sotilasorganisaatioissa tällaiset tilanteet ovat arkipäivää. Siksi päätöksentekoa on jäsennetty selkeiksi toimintamalleiksi.

Kun päätöksentekotavat tunnistaa, johtaja voi valita tilanteeseen sopivan tavan toimia. Yksinkertaistettuna paineen alla toimivalla johtajalla on käytössään kuusi päätöksentekotapaa.

 

1 Automaattinen toimintamalli

Ensimmäinen päätöksentekotapa ei oikeastaan ole päätöksentekoa lainkaan.

Se on ennalta harjoiteltu toimintamalli, joka käynnistyy automaattisesti.

Kun tilanne on selvä ja harjoiteltu, toiminta tapahtuu lähes refleksinomaisesti. Sotilaallisessa esimerkissä tämä voi tarkoittaa välitöntä suojaan hakeutumista tulen alla.

Organisaatioissa vastaavia tilanteita ovat esimerkiksi:

• turvallisuusprotokollat
• kriisiviestinnän käynnistyminen
• tietoturvapoikkeaman ensitoimet

Hyvin harjoitellut toimintamallit vähentävät päätöksenteon kuormaa kriisitilanteessa.

 

2 Johtajan oma esimerkki

Toinen päätöksentekotapa on usein aliarvostettu. Johtajan oma toiminta ohjaa ryhmän toimintaa.

Ihmiset tarkkailevat kriisitilanteessa johtajaa:

• miten hän reagoi
• mihin hän keskittyy
• mikä hänen mielestään on tärkeää

Johtajan oma esimerkki voi rauhoittaa tilanteen tai pahimmillaan lisätä epävarmuutta.

Siksi kriisitilanteessa johtajan käyttäytyminen on usein vahvempi viesti kuin sanat.

 

3 Keskitetty päätös

Joissakin tilanteissa tarvitaan selkeä päätös. Johtaja tekee ratkaisun ja antaa yksiselitteisen käskyn.

Tämä on tehokasta silloin kun:

• aikaa on vähän
• vaihtoehtoja on rajallisesti
• tilanne vaatii nopeaa toimintaa

Hyvä päätös tässä tilanteessa on:

• selkeä
• lyhyt
• ymmärrettävä

Epäselvä päätös hidastaa toimintaa enemmän kuin päätöksen puuttuminen.

 

4 Nopea tilannearvio

Kaikissa tilanteissa ei ole valmiita toimintamalleja eikä aikaa pitkälle analyysille. Silloin johtaja tekee nopean tilannearvion.

Yksinkertainen arvio voi perustua kolmeen kysymykseen:

• mikä on tilanne
• mikä on tehtävä
• mikä on seuraava järkevä askel

Tavoitteena ei ole täydellinen analyysi. Tavoitteena on riittävän hyvä päätös riittävän nopeasti.

 

5 Tehtäväjohtaminen

Tehtäväjohtaminen perustuu luottamukseen.

Johtaja määrittää:

• tehtävän tarkoituksen
• tavoitetilan
• prioriteetit

Mutta antaa alajohtajille ja asiantuntijoille vapauden päättää, miten tehtävä toteutetaan.

Tämä mahdollistaa:

• nopeamman toiminnan
• paremman tilannekohtaisen päätöksenteon
• asiantuntijuuden hyödyntämisen

Tehtäväjohtaminen toimii erityisen hyvin monimutkaisissa tilanteissa, joissa paikallinen tilanneymmärrys on ratkaisevaa.

 

6 Ei johtajan päätöstä

Kaikki tilanteet eivät vaadi johtajan päätöstä. Joskus paras ratkaisu on, että johtaja ei tee päätöstä itse.

Ratkaisu voi syntyä esimerkiksi:

• delegoituna päätöksenä
• asiantuntijapäätöksenä
• ryhmän yhteisenä ratkaisuna

Moni johtaja tekee virheen yrittäessään ratkaista kaikki asiat itse. Hyvä johtaja tunnistaa tilanteet, joissa päätös kuuluu jollekin toiselle.

 

Johtamisen keskeinen kysymys

Johtamisen haaste ei ole vain päätöksen tekeminen. Haaste on tunnistaa, mikä päätöksentekotapa sopii tilanteeseen.

Kysymys ei siis ole:

"Mikä on oikea päätös?"

Vaan pikemmmin: "Mikä päätöksentekotapa tässä tilanteessa toimii parhaiten?"

 

Lopuksi

Paineen alla toimiva organisaatio tarvitsee kaikkia kuutta päätöksentekotapaa.

1. Automaattisia toimintamalleja
2. Johtajan esimerkkiä
3. Selkeitä päätöksiä
4. Nopeaa tilannearviointia
5. Tehtäväjohtamista ja
6. Tunnistettuja tilanteita, joissa johtaja ei tee päätöstä lainkaan

Kun nämä tunnistaa, päätöksenteko muuttuu selkeämmäksi. Ja usein myös nopeammaksi.

Valmennan organisaatioita soveltamaan sotilasjohtamisen päätöksentekomalleja siviilijohtamiseen – erityisesti tilanteissa, joissa päätökset on tehtävä nopeasti ja epävarmuudessa.