Miten tiimi reagoi kriisissä – ja miten sinä toimit esihenkilönä tai tiimin jäsenenä?

 Kriisi paljastaa käyttäytymisen. Johtaminen muuttaa sen toiminnaksi.

Tiimi on kokoontunut projektihuoneeseen. Pöydällä on raportteja ja tilannekartta. Yhtäkkiä kriittinen järjestelmä kaatuu. Asiakkaat kyselevät. Johto odottaa välitöntä päivitystä.

Muutaman sekunnin hiljaisuus – ja sitten yksilölliset reaktiot nousevat pintaan:

• yksi jähmettyy
• yksi vetäytyy tilanteesta
• yksi alkaa toimia välittömästi
• yksi etsii syyllistä
• yksi rauhoittaa tilannetta ja jäsentää seuraavat askeleet

Juuri tällöin tiimin todellinen toimintakyky testataan.

Ihmisen käyttäytyminen paineen alla

Paine ja yllättävät tilanteet aktivoivat automaattisia stressireaktioita. Näitä kuvataan usein fight–flight–freeze–fawn-mallilla, joka perustuu autonomisen hermoston reaktioihin uhkatilanteessa. Malli auttaa ymmärtämään käyttäytymistä myös työelämän kriiseissä ja paineen alla – ei vain fyysisissä vaaratilanteissa.

Nämä reaktiot ovat automaattisia. Johtaminen alkaa vasta, kun ihminen kykenee siirtymään tietoiseksi toimijaksi.

Tyypilliset automaattiset stressireaktiot

Freeze (jähmettyminen)
Passiivisuus, epävarmuus, päätöksenteon viivästyminen. Henkilö odottaa tilanteen selkeytymistä tai ohjeita muilta.

Flight (pakeneminen)
Vetäytyminen tilanteesta, huomion siirtäminen muihin tehtäviin tai ongelman välttäminen.

Fight (taistelu)
Energia suuntautuu toimintaan. Tämä voi näkyä kahdella tavalla:

– rakentavana toimintana: ratkaisujen etsiminen ja tilanteen korjaaminen
– defensiivisenä toimintana: syyllisten etsiminen, puolustautuminen tai konfliktin kärjistäminen

(Huom: nämä ovat saman reaktion eri ilmenemismuotoja, eivät eri reaktioita.)

Fawn (miellyttäminen / mukautuminen)
Konfliktin välttäminen, muiden miellyttäminen ja oman näkemyksen sivuuttaminen tilanteen rauhoittamiseksi.

Esihenkilön johtamisen kannalta keskeistä on tunnistaa nämä mallit, ja ohjata tiimi takaisin suunnitelmalliseen toimintaan.

Kuvitellaan arkinen tilanne:

Suuri asiakas keskeyttää yhteistyön yllättäen. Some reagoi. Johto haluaa tilannekuvan välittömästi.
Paineessa tiimin reaktiot eriytyvät: yksi jähmettyy, toinen vetäytyy, kolmas toimii yksin, neljäs etsii syyllistä ja viides edistää yhteistä tilannekuvaa.

Keskeinen kysymys:
Miten sinä toimit – ja miten tiimisi toimii – kun paine nousee?

Kolme mallia, jotka tuovat rakennetta kaaokseen

1. STOP – Stop, Think, Organize, Proceed

STOP-malli on käytössä psykologisessa turvallisuustyössä ja kriisipäätöksenteossa. Sen ydin on katkaista automaattinen stressireaktio ja palauttaa harkinta tilanteeseen.

1. Pysähdy
2. Arvioi
3. Jäsennä
4. Toimi suunnitelmallisesti

Harjoiteltuna STOP luo sekunneissa tilaa selkeydelle.

2. What – So What – What Next?

Alun perin Bortonin kehittämä reflektiomalli, jota hyödynnetään laajasti terveydenhuollossa ja koulutuksessa.
Sen vahvuus on yksinkertaisuus:

• What? Mitä tapahtui?
• So What? Mikä on vaikutus?
• What Next? Mitä teemme seuraavaksi?

Malli pakottaa tiimin pysähtymään faktoihin ja vaikutuksiin ennen ratkaisuihin hyppäämistä.

 3. OODA – Observe, Orient, Decide, Act

Ilmailun ja sotilasjohtamisen klassinen malli nopeaan päätöksentekoon.
OODA auttaa:

1. Havainnoimaan tilanteen faktat
2. Suunnistamaan vaikutuksiin ja merkityksiin
3. Päättämään yhden selkeän toimintalinjan
4. Toimimaan ja päivittämään suunnitelmaa uusien havaintojen myötä

Hyvin harjoiteltuna OODA tekee tiimistä ennakoivan ja oppivan.

Kriisissä kukaan ei toimi paremmin kuin on harjoitellut

Todellinen toimintakyky syntyy harjoittelusta – ei teoriasta.
Säännölliset skenaariot ja valmennukset auttavat tiimiä:

• tunnistamaan omat reaktiomallinsa
• käyttämään STOP-, What–So What–What Next- ja OODA-malleja paineen alla
• toimimaan yhtenäisesti
• tekemään päätöksiä nopeasti ja perustellusti
• säilyttämään selkeyden myös epävarmuudessa

Toimintavalmius syntyy vasta harjoittelemalla.

Valmistaudu seuraavaan kriisiin ennen kuin se tulee

Jos haluat, että tiimisi toimii paineessa johdonmukaisesti ja määrätietoisesti, suunnitellaan yhdessä harjoitus, joka tekee näistä malleista konkreettisia ja käyttökelpoisia juuri teidän toimintaympäristössänne.

Ota yhteyttä – rakennetaan teille oikea kriisivalmius.

Lähteitä

Stressireaktiot
Harvard Medical School – Understanding the Stress Response
https://www.health.harvard.edu/staying-healthy/understanding-the-stress-response

STOP-malli
DBT Skills – STOP Technique
https://dialecticalbehaviortherapy.com/distress-tolerance/stop/

What–So What–What Next
https://reflection.ed.ac.uk/reflectors-toolkit/reflecting-on-experience/what-so-what-now-what

OODA-loop
https://thedecisionlab.com/reference-guide/computer-science/the-ooda-loop